ARCHI-LOG a été créé pour répondre aux nouveaux besoins des archivistes face à la nouvelle norme canadienne Règles pour la description des documents d’archives – RDDA – élaborée par le Conseil canadien des archives (CCA).
Ce programme, facile à utiliser, permet la saisie de tous les champs requis pour la description d’archives (fonds ou collections). Toute la ponctuation entre les champs est
automatiquement générée par ARCHI-LOG. L’archiviste peut donc se concentrer sur le contenu de ses descriptions.
L’archiviste peut imprimer tous les types d’instruments de recherche auxquels il est habitué : catalogue, état général, plan de classification, répertoire numérique, inventaire, etc., ainsi que des statistiques complètes sur la collation des fonds. Les documents peuvent aussi être produits en HTML pour diffusion sur un intranet ou sur INTERNET.
Un module de conversion permet d’importer ou d’exporter les données, facilitant ainsi l’échange avec d’autres logiciels, avec d’autres utilisateurs ou avec des bases de données communes comme celle du Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ).
Un autre module permet de convertir vos données vers le format EAD. De plus, des services de conversion de vos données archivistiques existantes peuvent vous être fournis.
Un module d’indexation et un thésaurus optionnel permettent de créer rapidement un index. Un fichier d’autorité peut même être créé.
Un module de recherche permet de retrouver instantanément les unités de description respectant différents critères de recherche. On peut ainsi chercher dans une combinaison de champs, en utilisant des opérateurs booléens s’il le faut. La date de création peut servir de critère de recherche. Le résultat de la recherche peut être examiné ou imprimé dans plusieurs formats.
Un portail de diffusion et de recherche permet de faire connaître les fonds que vous détenez, ainsi que leurs descriptions détaillées et toutes les images qui y sont liées. Ce portail est alimenté automatiquement par ARCHI-LOG de sorte que vous n’avez plus à manipuler des fichiers HTML.
Grâce à cet outil indispensable et versatile qu’est ARCHI-LOG, l’archiviste peut maintenant remplir de façon plus efficace ses mandats de traitement et de description de ses archives ainsi que de diffusion de ses instruments de recherche.