Plusieurs options permettent d’accroître l’efficacité et l’utilité d’ARCHI-LOG:
- Module de conversion (importation et exportation);
- Module HTML pour la diffusion sur Internet;
- Module de langue permettant un environnement bilingue;
- Option fonctionnement en réseau.
- Module de transfert XML vers le RDAQ.
- Module de transfert EAD/XML.
- Module de gestion des groupes.
- Module de gestion du personnel religieux. Nouveau!
- Module de gestion des acquisitions. Nouveau!
- Module de gestion muséale. Nouveau!
- Module de gestion bibliographique. Nouveau!
- Module de recherche sur internet. Nouveau!
Le module de conversion
Le module de conversion permet l’échange de données entre différents utilisateurs d’ARCHI-LOG. Il permet aussi la conversion de descriptions de fonds existant déjà en d’autres formats vers la base de données d’ARCHI-LOG.
Ainsi, l’utilisateur pourra récupérer des descriptions faites sur un logiciel de traitement de texte tel WordPerfect ou Microsoft Word et les transférer sur ARCHI-LOG.
Il s’agira simplement, dans ce cas, d’ajouter dans le texte des descripteurs identifiant les différentes zones et champs des RDDA. Le module de conversion (via un mécanisme d’importation de données) utilisera ensuite ce document modifié pour en transférer le contenu vers la base de données d’ARCHI-LOG.
Vous éviterez ainsi de retaper les descriptions de vos fonds et les inévitables fautes de retranscription qui en découlent.
Ce module vous permet aussi, via un mécanisme d’exportation, de transférer les données composant vos descriptions vers un fichier texte comportant le même protocole et les mêmes descripteurs utilisés pour l’importation.
Ce fichier pourra alors être importé par n’importe quel autre utilisateur d’ARCHI-LOG qui pourra alors incorporer vos descriptions aux siennes. C’est le mécanisme idéal d’échange de données entre utilisateurs d’ARCHI-LOG!
Le module HTML
Le module HTML permet de publier la plupart des rapports et instruments de recherche produits par ARCHI-LOG en format HTML, c’est-à-dire dans le format permettant la diffusion sur Internet.
Vos instruments de recherche et la description de vos fonds deviennent ainsi disponibles dans le monde entier à partir de votre site WWW.
Le format HTML permet en outre d’inclure dans vos descriptions des liens vers d’autres descriptions, sur votre site ou ailleurs, ainsi que des liens vers des images, des bandes sonores ou des clips vidéo. Grâce à cette nouvelle possibilité, vous augmentez considérablement la richesse de l’information contenue dans vos documents et vous susciterez ainsi davantage d’intérêts pour votre site et, par ricochet, pour les fonds d’archives et les collections dont vous êtes responsables.
La diffusion sur Internet exige d’abord que vous preniez entente avec un fournisseur de service Internet (Sympatico, Vidéotron, etc) qui vous accordera alors de l’espace sur son serveur Internet pour héberger votre site WWW et vos documents en format HTML.
Vous utilisez alors ARCHI-LOG pour produire vos rapports et vos instruments de recherche en format HTML. Les fichiers qui en résulteront (avec l’extension .htm) pourront alors être transmis à votre fournisseur de service et intégrés à votre site WWW d’où ils seront immédiatement disponibles à la consultation à travers le monde.
Votre site WWW est habituellement composé d’une page d’accueil où vous présentez votre organisme et où vous incluez des liens vers les documents que vous souhaitez diffuser sur Internet.
Vous pouvez aussi créer ce site WWW sur votre propre équipement pour diffusion à l’interne seulement. Il s’agit alors d’un Intranet.
Que ce soit sur Internet ou sur un Intranet, vos employés, vos chercheurs et vos visiteurs pourront alors naviguer entre vos différents documents et utiliser votre site comme un instrument de recherche. Les besoins de publication sur papier s’en trouveront considérablement diminués puisque l’impression d’un document pourra être faite uniquement lorsqu’elle deviendra nécessaire. De plus, sur Internet, la responsabilité de l’impression est reportée sur vos visiteurs.
La diffusion sur Internet accroît de façon extraordinaire la visibilité de votre organisme et vous permet de remplir avec succès votre mandat de diffusion de la description de vos archives .
Le module de langue
Le module de langue permet d’utiliser ARCHI-LOG dans un environnement bilingue. Un simple clic sur un bouton d’option transformera alors les écrans d’ARCHI-LOG du français vers l’anglais et inversement.
Actuellement, ARCHI-LOG existe dans les versions française et anglaise.
Par défaut, ARCHI-LOG vous sera livré dans sa version française. Il peut aussi être offert avec une option lui permettant d’être utilisé autant par des francophones que par des anglophones.
L’option fonctionnement en réseau
L’option fonctionnement en réseau permet d’utiliser ARCHI-LOG dans un environnement multi-usagers.
Les programmes et les données d’ARCHI-LOG sont alors installés sur un serveur. Vos différents utilisateurs peuvent ensuite accéder à ARCHI-LOG par les postes de travail reliés en réseau à votre serveur.
ARCHI-LOG comprend d’ailleurs une gestion d’usager qui vous permet de contrôler le niveau d’autorisation accordé à chacun de vos utilisateurs. Les droits d’écriture et de modification des données peuvent alors être réservés à vos employés tandis que vos chercheurs ou vos visiteurs seront limités à la lecture seulement de vos données.
Une licence additionnelle est requise pour chaque utilisateur simultané, sauf pour le premier. Le logiciel-client peut être installé sans frais sur autant de postes de travail que vous le désirez. Seul le nombre inscrit d’usagers simultanés pourra alors avoir accès à ARCHI-LOG.
Le module de transfert XML vers le RDAQ
Le module de transfert XML vers le RDAQ permet de transférer certains champs de vos descriptions de fonds vers le site Internet du Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ).
Votre présence sur le site du RDAQ augmente votre visibilité et le nombre de chercheurs qui pourront ensuite consulter vos documents. http://www.rdaq.qc.ca
Le module de transfert EAD/XML
Le module de transfert EAD/XML permet de convertir vos données vers le format EAD en y introduisant les balises XML appropriées. Il permet ensuite de produire les instruments de recherche en format HTML grâce à des feuilles de style XSL inspirées du EAD COOKBOOK de Michael J. Fox.
Ce module est très utile pour les archivistes qui veulent échanger leurs données avec des collègues américains ou européens car la norme EAD s’impose de plus en plus comme format de transfert à cause de sa capacité de définir explicitement le contenu d’une description archivistique.
Le module de gestion des groupes
Le module de gestion des groupes permet de répartir vos descriptions dans des bases de données distinctes. Cela permet, par exemple, de distinguer vos descriptions de documents historiques de vos procès-verbaux en les enregistrant dans des groupes différents.
On peut aussi se servir de cette capacité pour séparer la description des documents historiques de celle des documents administratifs.
Ce module est très utile pour les archivistes qui font des travaux de description pour des clients différents, ou pour les centres d’archives qui sont responsables de la conservation et la description d’archives provenant d’organismes distincts.
Le module de gestion du personnel religieux
Le module de gestion du personnel religieux permet de réunir dans une même base de données toute l’information connue à propos de chacun des membres de votre communauté religieuse. Un album multi-média vous permet de conserver dans un même endroit tous les documents multi-média (photos, enregistrements sonores et vidéos) concernant chaque personne, ce qui en facilite la consultation.
On peut imprimer une fiche, incluant photo, pour chaque personne ainsi que plusieurs types de listes.
Le module de gestion des acquisitions
Le module de gestion des acquisitions permet de réunir toutes les données concernant chaque acquisition et vous aide à lier cette information aux descriptions archivistiques qui seront générées pour les objets et les documents que vous venez de recevoir.
Le module de gestion muséale
Le module de gestion muséale permet de réunir dans une même base de données toute l’information concernant vos collections muséales, selon les critères de description mis de l’avant par la Société des musées québécois (base de données Info-Muse) et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (base de données Artefacts Canada). Ce module respecte en tous points les différents systèmes de classification de ces deux bases de données et il facilitera le partage de vos données avec celles-ci.
Le module de gestion bibliographique
Le module de gestion bibliographique (appelé BIBLIO-TEK) permet de décrire, d’une façon abrégée, l’ensemble des documents de votre bibliothèque. Ce module existe en tant que programme distinct d’ARCHI-LOG. Il peut donc être acquis séparément. Un module de gestion des réservations et de la circulation peut optionnellement y être gréffé.
BIBLIO-TEK peut aussi être accompagné d’un moteur de recherche sur internet. Dans ce cas, les fiches bibliographiques sont transmises à une base de données sur votre propre site internet. Une page de votre site est alors dédiée à notre moteur de recherche pour permettre aux internautes d’interroger votre contenu bibliographique. On peut voir un exemple à l’adresse suivante : www.infoka.com/bibliotek.
Le module de recherche internet
Le module de recherche internet d’ARCHI-LOG permet de transférer vos descriptions archivistiques à une base de données sur votre propre site internet. Une page de votre site est alors dédiée à notre moteur de recherche pour permettre aux internautes d’interroger le contenu de vos archives. On peut voir un exemple à l’adresse suivante : portail-archives.net/wp/portails-de-diffusion/.
Ce module remplace avantageusement le module HTML décrit plus haut. Il automatise la mise à jour des données sur votre site internet et il vous dispense de la gestion des très nombreuses pages internet que peuvent constituer vos descriptions archivistiques.