ARCHI-LOG : Gestion des archives historiques selon les RDDA

La nouvelle version 2.08.18h vient ajouter tout un ensemble de correctifs et d'amélioration à la version 2.08.14 et aux versions subséquentes qui ont été diffusées de manière ponctuelle. Plus...

Si votre version est antérieure à la version 2.08.14, envoyez-moi un courriel. Je m'assurerai que l'installation de la nouvelle version soit faite avec succès.
Tous les clients ayant un contrat de service actif en 2016 y ont droit.

Nouveau menu d'introduction :

Nouveau menu utilisant des tuiles comme WIN-8. Ce nouveau menu pourra ouvrir l'application Gestion bibliographique directement, ainsi que le module d'acquisition.
Montrer le no de version sur une des tuiles de ce nouveau menu.

Module de transfert vers le RDAQ :

Ce module est maintenant accessible à tous; il faut cependant disposer de la version 2.08.16 (3 novembre 2015) ou suivantes.

Décrire les fonds et collection :

Mise au point de la suppression d'une fiche vide.
L'affichage d'une description sous l'onglet Description RDDA inclut aussi la liste des descripteurs et leur type d'index.

Impression d'une description :

On peut choisir de ne pas montrer la liste des descripteurs au bas de la description. On peut aussi les afficher sans montrer leur type. Les paramètres suivants peuvent être utilisés :
«montrer les descripteurs=oui»
«cacher le type des descripteurs=non/oui» / «hide access point type=no/yes»

Module d'indexation - Impression de l'index :

On peut aussi faire apparaître, de façon optionnelle, le titre de la cote référée; utilisation du paramètre
«format de la reference-cote=1/2/3» / «format of referred unit number=1/2/3».
Ces types d'index (OSTPLEA) seront traités correctement par le module d'importation.
Ajout d'un état montrant les termes d'indexation (descripteurs) sur une seule colonne.

Recherche dans le dictionnaire :

Les descripteurs de l'index sont maintenant aussi intégrés dans le dictionnaire.

Gestion des images :

Ajout de la fonction «Assembler les images des pages d'un journal dans un nouveau PDF» dans la section [Gestion des images]sous l'item [Données] du menu principal.
IMG4RED - Réduire des images sur disque et inscrire un filigrane: Permettre de ne pas créer la vignette et permettre de viser un dossier arbitraire.
IMG4IMP - Normaliser et importer les images sur disque vers l'album : ajout d'un thermomètre et permettre d'arrêter l'importation; mise au point de l'inscription dans l'album.
IMG8JPG_A_PDF - Assembler des pages numérisées côte-à-côte en un seul PDF : nouvel outil permettant d'assembler les images des pages d'un journal dans un nouveau PDF. On peut trouver cette fonction dans la section [Gestion des images] sous l'item [Données] du menu principal.
Nouveau paramètre pour forcer l'utilisation de la vignette IKCADRE_PDF.jpg au lieu d'une vignette-image standard :
«utiliser la vignette ikcadre_pdf.jpg=oui|non»
Album photographique : le bouton pour transmettre la description de l'image sur le site sert aussi à envoyer le fichier.
Nouveau paramètre pour envoyer un fichier PDF sur le site ou non :
«envoyer fichier pdf=oui/non»
On peut maintenant supprimer une image et tous ses liens avec un seul clic; un message indiquera le nombre de liens avec PERS, FONDCOL2 et OBJCOL2.
Utilisation d'un fichier PROFILS.ini qui définit jusqu'à 4 choix de méthodes de compression des images et d'insertion de filigrane.

Gestion des lieux :

Le mécanisme permettant de reproduire la structure d'un épi, d'une section ou d'une tablette fonctionnera aussi avec des numéros d'épis, de sections ou de tablettes qui sont alphabétiques ( A-Z, a-z ) aussi bien que numériques ( 01-99 ).
Nouveaux paramètres :
«gestion commune des lieux=A001» et
«hote gestion des lieux=X:\archilog\d-arch\».
Ajout d'une fonction permettant l'extraction des lieux dans le champ RANGEMENT de la page 7 du formulaire Décrire les fonds et collections.
Pour avoir accès à cette fonction, il faudra ajouter le paramètre
«autoriser l'extraction des lieux=oui»

Gestion des revues :

On peut utiliser ARCHI-LOG pour décrire des revues. Celles-ci sont alors considérées comme des pièces d'une collection. Cela permet d'inscrire la table des matières dans le champ Portée & Contenu. On peut ensuite diffuser ces revues sur internet et utiliser une version adaptée du portail de recherche pour les archives afin de permettre la recherche dans la table des matières et même dans le texte de la revue si la numérisation des revues vers le format PDF a tenu compte de cette possibilité (océrisation de chaque page du document).
L'internaute pourra ainsi consulter une version PDF de la revue et/ou une version tourne-page de la revue grâce à un logiciel spécialisé.
Des outils sont disponibles pour créer la table des matières à partir de la liste des signets de la version PDF de la revue.
Une nouvelle fonction permet d'extraire le texte océrisé d'une revue; ce texte provient d'un ensemble de fichiers .txt produit par BANQ lors de l'étape de numérisation d'une revue
Consultez-nous pour en savoir plus au sujet de ce procédé.

Gestion des abonnements :

Nouveau module optionnel qui permet d'identifier les membres d'une société d'histoire ou ses abonnés. Ce module peut être intégré à votre site internet dans le but d'y controler l'accès aux membres ou aux abonnés seulement.
La mise à jour des membres peut être faite sur le site directement via votre navigateur internet.

Gestion du personnel religieux :

Utilisation d'une fonction pour trouver l'âge correct.
Gestion du personnel : mise au point de l'onglet AFFECTATIONS (pas encore utilisé); utilisation de la fenêtre d'édition 2 avec le champ APOSTOLAT.
Gestion des maisons : synchroniser l'image avec sa fiche quand CONSULTER; le bouton IMPRIMER permet de choisir entre la liste des maisons et l'impression d'une fiche individuelle.
Rapports : afficher une nouvelle liste avec dates de profession.
Le bouton Gestion du personnel du menu avec tuiles sera divisé en deux quand ce module est actif : Gestion du personnel + Maisons.

Gestion muséale :

Ajout d'un nouveau rapport : Inventaire des artefacts (GMUR03)(2.08.15-26.09.2015).
La suppression de la fiche entraine aussi la suppression de tous ses liens avec des images.

Gestion documentaire :

Impression du plan de classification. Impression du calendrier de conservation.
Nouvelle option permettant de montrer les délais et leurs notes correspondantes sous une même colonne.
Impression d'étiquettes pour le plan, les dossiers, etc.
Le choix de la localisation est maintenant intégré à l'onglet dossier.
Le menu d'introduction de ce module a maintenant une version avec tuiles.

Gestion des paramètres internet :

Nouveau formulaire permettant de gérer des constantes contrôlant le fonctionnement des différents portails internet.
Ajout de l'option [Modifier les paramètres de votre site] dans la section [Transfert vers le portail de recherche] du menu principal.
Un nouveau paramètre permet de mettre à jour ces constantes simultanément sur votre site internet :
«mettre a jour les parametres=oui|non».

Production des rapports :

Un caractère spécial [CHR(190)=ALT+243 : ¾] est utilisé de façon interne comme espace insécable. Ce caractère ne devrait donc plus apparaître dans vos descriptions.
Pour rappel, vous pouvez insérer un espace insécable dans vos descriptions en choisissant la balise «sans-coupure» : <nobr>...</nobr>.
À l'inverse, la balise <wbr> peut être utilisée pour indiquer à quel endroit il serait plus approprié de faire une coupure dans une phrase quand on atteint la fin d'une ligne.
Utilisez le menu contextuel de la fenêtre d'édition (via un clic sur le bouton droit de la souris) pour obtenir ces balises.
Enlever les balises de langue qui peuvent apparaître dans les textes. Masquer les textes dans une langue autre que celle choisie.

Vérification de l'intégrité des fichiers :

Ne plus quitter le formulaire après la vérification; ajout d'un bouton pour ouvrir le rapport avec Notepad afin de l'imprimer; ajout d'une option permettant de supprimer les fiches orphelines dans la collation; mise au point de la vérification de l'intégrité des liens entre les fichiers; suppression automatique des orphelins dans ADRURL et capacité de supprimer les doublons; inscrire SEQFONDS s'il manque; reconstruire la séquence SEQCOLL s'il y a lieu; vérification de l'existence de doublon(s) dans COLLATIO.dbf; si COLLATIO.SEQFONDS est vide, trouver sa valeur dans FONDCOL2; en profiter pour vérifier l'existence de fiches orphelines.

La version précédente 2.08.14 corrige le mécanisme de mise à jour automatique. Il fallait faire la mise à jour manuellement pour réussir à obtenir la version la plus récente. Plus...

Modifications au formulaire Décrire les fonds et collections :

Le champ titre de l'UA (2ième ligne sous la cote) est maintenant vidé quand on ajoute une nouvelle fiche; auparavant, on continuait de voir le titre de la description précédente tant qu'on n'enregistrait pas la nouvelle description.
Options d'indexation : ajout des nouvelles catégories P:personne, L:lieu, E:organisme et A:auteur en plus des cas existants : O:onomastique, S:sujet et T:titre; on a maintenant le choix de déclarer un terme onomastique ou de le préciser comme étant une référence à une personne, un lieu, un organisme ou un auteur.
Les rapports et le module de conversion ont été modifiés pour tenir compte de ces nouveaux types de descripteurs.
Nouveaux paramètres :
- «montrer les descripteurs=oui|non»
- «cacher le type des descripteurs=oui|non» / «hide access point type=yes|no»

Boîte de dialogue de saisie de la cote :

Ne plus permettre de fermer avec le X du système; faire un message si on clique sur le bouton CONTINUER sans entrer une cote.

Modifications au module de recherche :

Faire en sorte que des tirets successifs soient ignorés lors de l'extraction des mots pour le dictionnaire; exclure ,/? <br><td><th><tr>.

Modifications à l'album photographique :

Correction d'un message qui indiquait à tort que profils.ini n'existait pas.
Nouveau paramètre «envoyer fichier pdf=oui/non» qui permet de ne pas envoyer vers le site internet un lien PDF provenant de l'album.
Un nouveau formulaire permet assembler des images de pages de revues numérisées côte-à-côte dans un fichier PDF.
Ajout de la fonction «Assembler les images des pages d'un journal dans un nouveau PDF» dans la section [Gestion des images]sous l'item [Données] du menu principal.
Mise au point de la numérisation de documents vers des fichiers de type JPEG, TIFF ou PDF.
Les vignettes des images JPEG sont produites correctement en JPG; les images JPEG seront envoyées sur le site internet en JPG, tout comme leurs vignettes.

Modifications au module Gestion du personnel religieux :

Mise au point du calcul de l'âge dans les rapports concernant le personnel religieux.

Introduction de la Gestion de l'abonnement des membres

. Cette fonction sera éventuellement disponible sous forme de module optionnel. Si vous êtes intéressé par un tel module, faites-nous parvenir la liste de vos besoins.

La version précédente 2.08.10c

améliore grandement le traitement des images. Un outil permet de parcourir toutes les images de l'album photographique pour les compresser, y ajouter un filigrane et les envoyer sur votre site internet. La version comprimée des images est mise dans le dossier X:\pagew3\votre_site\images_br\ de sorte que vos images originales ne sont pas modifiées. On peut aussi maintenant supprimer un enregistrement de l'album photographique sans avoir à supprimer préalablement les liens de cet enregistrement avec vos descriptions ou vos objets. ARCHI-LOG comptera tous les liens existants pour cette fiche et vous en fera part lorsqu'il vous demandera si vous êtes toujours prêt à la supprimer, ainsi que tous ses liens.

La fonction COMPTER de l'album photographique vous indique aussi le nombre d'images qu'ARCHI-LOG a effectivement trouvées ainsi que le nombre d'images non trouvées.

Un nouveau paramètre dans IKAPP00.ini «dossier d'installation=%serveur%:\archilog» permet de définir explicitement le dossier où le programme d'installation d'une mise à jour copiera la nouvelle version d'ARCHI-LOG. Chez certains clients, il est impossible pour le programme d'installation d'avoir accès à un dossier du réseau (ex. R:\archilog). Dans ce cas, le nouveau paramètre vous permet de spécifier le chemin où installer la mise à jour (ex. «dossier d'installation=\\pc1\partage\archilog». Dans ce dernier cas, il est préférable de ne pas laisser le programme ouvrir automatiquement ARCHI-LOG à la fin de l'installation. Cela provoquera une erreur. On doit tout simplement utiliser le raccourci du bureau pour ouvrir ARCHI-LOG comme on le fait d'habitude.

Nombreuses mises à jour dans le module de gestion du personnel religieux, dont la capacité de choisir entre l'impression de la liste de toutes les maisons, ou l'impression de la fiche détaillée d'une maison seulement. La gestion des images y a aussi été améliorée.

La version précédente 2.08.08x

englobe toute une série d'améliorations faites dans tous les modules d'ARCHI-LOG et en particulier dans la gestion de la collation. L'outil de vérification de l'intégrité des liens utilisant la cote peut maintenant corriger certaines anomalies qui n'ont pas de conséquences sur vos données. Un rapport plus détaillé peut être imprimé.

Un nouveau menu avec tuiles, à la façon de Windows 8, fait son apparition. Vous pouvez l'obtenir à partir de la fonction Afficher le menu d'introduction sous l'item Options de la barre du menu principal. Vous y trouverez aussi des options de couleur pour le fond d'écran. La structure de ce nouveau menu est semblable à celle de l'ancien menu, mais avec plus de boutons. Vous y trouverez aussi un mini tableau de bord vous informant des statistiques essentielles concernant vos données. Nous croyons que vous aimerez ce nouveau menu.

Un mécanisme de vérification automatique de l'existence d'une mise à jour vous avertira de celle-ci, s'il y a lieu, dès la première ouverture d'ARCHI-LOG, à chaque journée.

Le module Album photographique permet maintenant d'y lier des images provenant aussi du module de gestion muséale. L'intégration des images est maintenant plus facile et peut être faite DIRECTEMENT dans les champs de vos descriptions d'archives ou DIRECTEMENT dans l'album photographique. L'album permet aussi d'utiliser quatre profils de réduction d'images pour satisfaire l'ensemble de vos besoins.

Un module de gestion des lieux vous permettra dorénavant de créer la structure de votre dépôt dans la base de données d'ARCHI-LOG. Vous pourrez ainsi identifier un numéro de boîte à chacun de vos lieux de conservation, ce qui facilitera de beaucoup les transferts de lieux, si vous devez en faire. Vous pourrez aussi produire de nombreux rapports detaillés montrant l'utilisation de votre dépôt. Un outil vous permettra de visualiser les zones occupées et celles disponibles, vous donnant ainsi une vue d'ensemble de vos espaces de rangement.

Notre module de gestion muséale ARTE-LOG a maintenant acquis sa maturité. Il répond complètement aux normes d'Artefacts Canada et d'Info-Muse. Il possède son propre module de recherche et il comprend un module de transfert vers Artefacts Canada ou Info-Muse en plus de celui vers le portail de recherche qui lui est consacré. Il possède aussi un module de suivi des transferts.

Notre module de gestion documentaire DOCU-LOG prend progressivement forme. Vous pouvez dès maintenant contruire votre plan de classification ainsi que votre calendrier de conservation et faire l'inventaire de vos dossiers et de vos documents actifs.

Trois portails de recherche sont maintenant disponibles pour les utilisateurs d'ARCHI-LOG : le portail de recherche dans les archives, le portail de recherche dans l'album photographique et le portail de recherche dans le catalogue des objets muséaux du module ARTE-LOG. Les utilisateurs de notre logiciel BIBLIO-TEK peuvent aussi compter sur un portail de recherche équivalent. Tous ces outils augmentent considérablement votre capacité de diffuser vos descriptions archivistiques ou muséales, via l'internet.

Aussi, de très nombreuses améliorations découlant de vos demandes ou de vos commentaires ont été apportées à ARCHI-LOG. Cependant, la liste des modifications faites depuis la version 2.08.06 n'est pas encore complétée, mais elle sera disponible dans une prochaine version.

Les versions 2.07.03

et plus intègrent un nouvel outil de gestion des images. Si vous avez plus d'un poste utilisant ARCHI-LOG, vous devrez aussi exécuter la mise à jour 'poste' v2.07p pour chacun d'eux.

De plus, cette nouvelle version met à jour automatiquement le dictionnaire de recherche lorsque vous faites un ajout ou une modification dans le formulaire Décrire les fonds et collections. Ainsi, il ne sera pratiquement plus nécessaire d'utiliser le bouton [Mettre à jour le dictionnaire], sauf à la suite d'une importation de données.

Depuis la version 2.05.03

, ARCHI-LOG utilise une nouvelle méthode de mise à jour.
Vous trouverez maintenant sous l'item [Utilitaires] du menu principal une option [Vérifier l'existence d'une mise à jour] qui utilise un lien internet pour vérifier l'existence d'une mise à jour sur notre site www.infoka.com/archilog. Si une mise à jour existe et que vous y avez droit, ARCHI-LOG procédera de lui-même au transfert de la mise à jour et l'installera. Il ne sera plus alors nécessaire de venir sur cette page-ci pour obtenir la mise à jour.

Important : Prenez note que nous vous recommandons toujours de faire une copie de sécurité avant d'amorcer la vérification de l'existence de la mise à jour.

Si vous n'avez pas un accès à internet sur le poste d'où vous utilisez ARCHI-LOG, vous pouvez continuer à utiliser cette page-ci pour obtenir les mises à jour mais, dans ce cas, utilisez plutôt la fonction [Enregistrer] lorsque vous cliquez sur le lien de la mise à jour. Vous pouvez alors enregistrer le fichier de mise à jour sur votre bureau ou dans n'importe quel autre dossier. Transportez ensuite ce fichier sur le PC qui héberge votre application ARCHI-LOG puis double-cliquez sur le fichier de mise à jour afin d'amorcer le processus de mise à jour.

Notes de mise à jour :